NYHEDER

Nyhedsbrev - December 2016

Post >< mail >< e-boks
Legitimation af vore kunder (hvidvask)
Fakturaer
Udlæg
WebAdm, onlineadgang
Årsafslutning
Regnskabsmøde og generalforsamling (kun for foreninger)
Juleferie
By & Bolig flytter
Tillægsydelser-takstblad pr. 1.1.2017

 

Post >< mail >< e-boks
Der er blevet vedtaget en ny postlov, som indebærer at Post DK nu Post Nord nu må være op til 5 dage om at udbringe et almindeligt brev. Der er indført en ny dyr brevtype Q-brev med daglig udbringning. Vores erfaring er, at begge typer breve kan være længere tid under vejs, beboernes postkasser er overfyldte eller tømmes sjældent. Derfor ønsker vi at udsende så meget som muligt via mail.

Vi har i år udsendt indkaldelser til generalforsamlinger via mail til gælde for de fleste.

Vi er p.t. i gang med at undersøge muligheden for at udsende til e-boks. Løsningen kræver, at der indhentes cpr.nr. og en skriftlig accept hos hver enkelte beboer. Desuden skal vores administrationssystem udvikles til at kunne håndtere udsendelse til e-boks.

 

Legitimation af vore kunder (hvidvask)
Som tidligere nævnt er ejendomsadministration nu omfattet af reglerne om hvidvask. Det betyder at By & Bolig er forpligtet til hver en tid at kunne dokumentere hvem vores kunder er over for Finanstilsynet.

Det betyder for dig som er ejer af en ejendom eller for dig som er valgt til bestyrelsen i en ejer-/andelsboligforening, at du har pligt til at indsende dine legitimationsoplysninger til os, d.v.s. kopi af pas eller kørekort og kopi af dit sundhedskort.

Det kniber desværre for flere at få indsendt disse oplysninger. Det betyder, at vi bruger mange ressourcer på at rykke. Det er tid vi heller ville have brugt på at give dig og jeres beboere service.

 

Fakturaer
Selvom de fleste af jer og jeres leverandører fremsender fakturaer via mail, vil jeg dog lige give en lille opfriskning om, hvordan fakturaer håndteres.

Der skal altid fremsendes en faktura. Vi kan ikke foretage betaling ud fra kontoudtog eller rykkere.

Fakturaer skal være udstedt i ejendommens/foreningens navn og de skal altid godkendes af ejer/bestyrelsen. Det kan ske på to måder – enten direkte på fakturaen eller elektronisk via WebAdm. Hvis godkendelse sker ved at underskrive direkte på fakturaen, bedes navn anført med blokbogstaver under underskriften. Årsagen er, at vi i vort bogføringssystem registrerer hvem der har godkendt.

Efter underskrift sendes fakturaer enten med alm. post eller elektronisk til: faktura@byogbolig.com

Ved elektronisk fremsendelse er der nogle få krav der skal overholdes: Fakturaen skal være i PDF-format og må kun indeholde én faktura pr. mail. Der kan kun skrives besked i mailens emnefelt på maks. 40 karakterer og det må meget gerne være ejendommens navn/nummer, samt navn på leverandør eller særlig besked til os fx at det er en byggesag, forsikringssag, beboer skal opkræves o.lign.

I kan også få jeres leverandører til at sende fakturaer direkte til os som anført ovenfor.

Hvis vi modtager fakturaer direkte, vil ejer/bestyrelsen altid skulle godkende elektronisk via WebAdm.

 

Udlæg
Ved Udlæg har vi tidligere krævet, at vi fik tilsendt de originale boner. Det er ikke længere nødvendigt. Det kan nu ske via mail.

Ved udlæg bedes vor blanket ”Udlægskasse/refundering af udlæg” benyttet. Den er bilag til dette nyhedsbrev og findes også her

Blanket og bonner samles som ét bilag, hvor blanketten er side 1 og bonerne de efterfølgende sider. Bilaget sendes i PDF-format faktura@byogbolig.com

Ejers/bestyrelsens godkendelse kan kun ske elektronisk via WebAdm.

 

WebAdm, onlineadgang
Vi er godt klar over at flere af jer har haft jeres udfordringer med WebAdm. For de fleste er årsagen, at WebAdm er afhængig af JAVA. Vores leverandør af programmet tester i øjeblikket en version som ikke er afhængig af JAVA.

Der testes også på en løsning, hvor det bliver muligt at godkende regninger på andre platforme fx mobil, så det ikke altid er nødvendigt at skulle bruge en pc. Det gælder dog kun regningsgodkendelse. Hvis du skal se beboer, bogføring m.v. vil det fortsat kræve at du benytter en pc.

Vi har udarbejdet en vejledning i funktionerne i WebAdm. Den er bilag til dette nyhedsbrev. Hvis der er noget som mangler eller du er i tvivl om, så kontakt os endelig.

 

Årsafslutning
Det fleste af vores kunder afslutter årsregnskab den 31.12. Udgifter/indtægter som skal med i regnskabet skal være os i hænde senest tirsdag den 10. januar 2017. Husk at fakturaer skal sendes til faktura@byogbolig.com. Øvrige bilag bedes sendt til post@byogbolig.com.

Vi forventer at afstemt regnskabsmateriale for ejer- og andelsboligforeninger vil kunne være afleveret til revisor med udgangen af januar måned. For øvrige senest med udgangen af uge 7.

 

Regnskabsmøde og generalforsamling (kun for foreninger)
Når vi har en tilbagemelding fra revisor om, hvornår udkast til regnskab forventes, vil I blive kontaktet af en af vore medarbejdere for at finde tidspunkt for afholdelse af regnskabsmøde og generalforsamling. Hvis i har særlige ønsker må i allerede meget gerne nu kontakte os telefonisk eller post@byogbolig.com.

 

Juleferie
Kontoret holder lukket fra den 21. december 2016 og til tirsdag den 3. januar 2017.

 

By & Bolig flytter
I de senere år er flere flyttet til København. Det kan vi også mærke. Flere af vore kunder og samarbejdspartnere har svært ved at komme til Nørrebro eller skal bruge meget tid på at komme frem og/eller finde en parkeringsplads. Vi har derfor valgt at flytte lidt væk fra centrum af København og til en adresse, hvor der både er gode offentlige transport-forbindelser og nem adgang til ledige og gratis parkeringspladser.

Den 1. februar 2017 flytter vi til: Ramsingsvej 7, bygning SA, 1. sal, 2500 Valby.

I forbindelse med flytningen vil kontoret være lukket 1., 2. og 3. februar 2017.

 

Tillægsydelser-takstblad pr. 1.1.2017
Vedlagt er bilag over ydelser vi kan levere, men som ikke er omfattet af ordinært honorar.

 

Nyhedsbrev fra By & Bolig Administration A·S - 12.2016